कसरी स्पष्ट हुनु र संक्षिप्त
योजना र हेरविचार संग, मेडिकल अफिस प्रबन्धकले सफल सञ्चार प्रविधिको माध्यमबाट दक्षता र प्रभावकारिता बढाउन सक्छ। सञ्चार कुनै पनि रिश्तेमा सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण औजार मध्ये एक हो, व्यक्तिगत वा पेशेवर हो। मेडिकल अफिसमा, रोगीहरूको हेरचाहको गुणस्तर सुनिश्चित गर्न कर्मचारीहरू बीचको संचारलाई स्पष्ट छ।
सञ्चार 2-तरिका हो
सञ्जाल पूरा गर्नका लागि, विचारहरू वा जानकारी साझेदारी गर्न, कुनै जानकारी वा विचार दिनको लागि, र कसैलाई जानकारी प्राप्त गर्ने व्यक्ति हुनुपर्छ।
जब यो पारस्परिक सम्बन्धमा संचार राम्रो हुन्छ, अर्थ भनेको प्रत्येक विचार र आदान प्रदान गर्दा दुई जना व्यक्तिहरू बीचको विचार र जानकारी साझा गरिएको छ। संचार एक पक्षीय हुँदा, दुरुपयोग वा गल्तीको सम्भावना उच्च छ, र यसले असमित आशा र गरीब परिणामहरूको नेतृत्व गर्दछ।
एक सम्बन्धमा, हामी प्रायः फर्क्यौं र कुनै पनि गलतफहमीको लागि माफी माग्छौं र फेरि प्रयास गर्नुहोस्। तर एक मेडिकल अफिसमा, दुरुपयोग शारीरिक र आर्थिक रूपमा दुवै महँगो हुन सक्छ। सबै प्रभावकारी नेताहरू बीचको अध्ययनले बताउँछ कि सञ्चारलाई महत्त्वपूर्ण कौशल एक प्रबन्धक हो अथवा नेता हो र प्रयोग गर्न सक्दछ।
चिकित्सा कार्यालय सेटिङमा प्रभावी संचार
सबै भन्दा प्रभावकारी स्पष्ट र संक्षिप्त जानकारी संवाद गर्न महत्त्वपूर्ण छ।
चाहे लिखित संचारमा, कार्यालय अफिसको माध्यमबाट, एउटा एक अन्तरक्रियामा, वा एक समूह सेटिङमा, यो विषयमा स्टिक गर्न आवश्यक छ र बिन्दुबाट टाढा छैन। पाँच डब्ल्यू र एक एच पत्रकारिताको दृष्टिकोण प्रयोग गरी यस मुद्दामा फोकस राख्न मद्दत गर्नेछ:
- कसलाई जानकारी आवश्यक छ? यो जानकारी कसले प्रभावित गर्नेछ? कसलाई वा जिम्मेवार हुनेछ?
- के: कस्ता कदमहरू लिन सकिन्छ? कुन परिणाम चाहिएको छ? प्रक्रिया वा परियोजना पूरा गर्न कुन स्रोतहरू आवश्यक छ? त्यस्ता परिस्थितिहरू सीधा यस विषयलाई असर गर्दै छन्?
- किन: यो किन महत्त्वपूर्ण छ? यो जानकारी किन प्राप्त गर्ने व्यक्ति समावेश छ?
- कहां: घटना कहाँ हुनेछ, बैठक, काम? प्रोजेक्ट पूरा गर्नको लागि सामग्री वा डाटा चाहिन्छ?
- कहिले: बैठक कहिले हुन्छ? म्याद कहिले कहिले हो? प्रतिक्रिया र प्रगति कहिले अनुरोध गरिन्छ?
- कसरी: कसरी सफलता पाउनेछ? प्रदर्शन कसरी मूल्यांकन गरिनेछ? कसरी पूरा हुनेछ निश्चित?
स्पष्ट र संक्षिप्त हुनुहोस् - चटारो र फ्लाफ हटाउनुहोस्
यी केहि प्रश्नहरू हो जुन जानकारी स्पष्ट र संक्षिप्त राख्न को लागी सम्बोधित हुन सक्छ। अरूलाई सम्बोधन गर्नुहुँदा औंठीको अर्को राम्रो नियम हो: "तपाईले के भन्नुहुन्छ भन्नुहुन्छ, र के भन्नुहुन्छ"।
जब अरूलाई थाहा छ कि तपाईंले सार्थक जानकारी र प्रतिक्रिया दिनुहुन्छ, उनीहरूले तीव्र कुरा सुन्न बढी सम्भावना राख्छन् र आदरको साथ तपाईंको आदान प्रदान गर्दछन्। एक प्रबन्धक जसले ग्याँसहरू, गैर व्यापारिक विषयहरूको बारेमा प्राय: च्याट गर्दछ, वा सभाहरूको दौडान शीर्षक कम प्रभावकारी हुनेछ किनभने तिनीहरूका कर्मचारीहरूले "फ्लाफ" मेटाउन सुरु गर्नेछन्। जबकि यो सहकर्मीहरू र कर्मचारीहरूसँग काम गर्ने सम्बन्धमा महत्त्वपूर्ण छ, यो व्यावसायिक जागरूकताको लागि उस्तै महत्त्वपूर्ण छ।
प्रतिक्रिया दिनुहोस् - सक्रिय सुन्नु
प्रतिक्रिया प्रभावकारी संचारको अर्को महत्त्वपूर्ण भाग हो। प्रतिक्रियामा सुन्नु सबै पक्षहरूलाई बुझ्न मद्दत गर्नेछ। बुझ्न पूर्ण छ भनेर सुनिश्चित गर्नको लागि "सक्रिय सुन्न" नामक एक प्रविधि एक उपयोगी उपकरण हो। यस प्रविधिमा, श्रोताले उनीहरूको आफ्नै शब्दमा सुनेका जानकारीलाई पुन: लेख्ने छन्। यदि यो जानकारी सही छ भने, एक्सचेंज पूरा भयो, यदि जानकारी को प्रेषक यस समयमा कुनै पनि गलतफुल्दो सच्याउन सक्दछ। यो एक्सचेंजले मात्र एकदम बढी समय लिन्छ र उत्तरदायित्व सिर्जना गर्न सक्षम उपकरण हो किनभने सबैले आदानप्रदानमा समावेश गरेको कुरा थाहा छ कि आशाहरू स्पष्ट र बुझाइएका थिए।
चिकित्सा कार्यालयमा स्पष्ट संचारको फाइदा
स्पष्ट र प्रभावकारी संचारले समय, पैसा र ब्यवहार बचत गर्दछ। जब सबै पक्षहरूलाई आवश्यक छ, अपेक्षित, र स्वीकार्य छ, प्रगति अधिक निश्चित छ। केहि आवश्यक छ किन सबै दलहरूले बुझ्दछन्, उनी आदर गर्थे। जब विचारहरू आदानप्रदान गरिन्छ र प्रतिक्रिया मानिन्छ, सबै पक्षहरू प्रक्रियामा समावेश र महत्त्वपूर्ण महसुस गर्छन्। समावेश र महत्त्वको यी भावनाहरू मनोबल र अभ्यासको समग्र सफलता कार्यालयको लागि महत्वपूर्ण छन्।